Se acerca el día de recibir tu primera auditoria? Estás de los nervios? Pues no te preocupes, verás que no es para tanto.

No tengas nervios, te voy a dar unos consejos para que todo vaya sobre ruedas.

Es  absolutamente normal que si es tu primera vez te surjan dudas sobre cómo actuar y que hacer. En un ejercicio de auditoría lo que se pretende es encontrar defectos!. Identificar incumplimientos de requisitos, errores en el sistema de gestión y desviaciones a la norma que se va a auditar. Pero piensa que esto será una gran ayuda para mejorar el sistema de gestión. Las no conformidades deben ser tratadas como oportunidades de mejora. Es normal que te dé una visión distinta para adoptar soluciones y herramientas de mejora.

Para que puedas salir airoso de la auditoria, te aconsejo lo siguiente:

• Demuestra que tienes soltura con tu sistema. No sólo demostrarlo improvisando, sino con fundamento. Ten a mano toda la documentación que te vayan pidiendo, independientemente del formato en el que se encuentre. No te pongas nervioso si no la encuentras, eso nos pasa a todos, date tu tiempo.
• No pongas escusas rebuscadas para intentar salir del paso. Provocará el efecto contrario. Piensa que el auditor ya ha auditado muchas empresas y se las conoce todas. Muchos de los auditores han sido consultores y se saben todas los trucos para “engañar” al auditor. EN el buen sentido de la palabra. Mejor es ser sincero y tener buena disposición para solucionar y mejorar el sistema. Admitir un error es de sabios.
• No le tengas miedo a las no conformidades. Es mi práctica habitual ir adelantando los incumplimientos a lo largo de la auditoria para poder debatirlos y salir de dudas. Si finalmente se demuestra que es una desviación, no pasa nada, ya tendrás tiempo de solucionarlo. Analiza con detalle que ha ocurrido, el por que ha ocurrido y buscas la raíz del problema.
• Evita discutir con el equipo auditor. Puede ser normal que no estés de acuerdo con los resultados de la auditoria. Después con el informe en la mano, tendrás tiempo para hacer las alegaciones que consideres oportunas si no estás de acuerdo con dichos resultados. En esas alegaciones podrá aportar todas las evidencias para demostrar tu razón, si es que la tienes. Discutir tan sólo te va a servir para “agriar” el momento.
• Aclara todas tus dudas en la reunión de cierre. El auditor te hará una explicación detallada de todos los hallazgos. Entendiéndolo bien, tendrás ya parte del trabajo ganado. Te resultará más sencillo su resolución. No te quedes con dudas en el tintero.
• Reúne a todo el personal implicado en el sistema de gestión antes de la auditoria. Cuéntales que se acerca la fecha de la auditoria de certificación. Que no se pongan nerviosos y que deben actuar como su día a día. Diles que deberán atender a todas las preguntas que el auditor o equipo auditor les pueda hacer, que deben colaborar en todo momento. De esta forma los estás haciendo partícipes del sistema. Se sentirán valorados y motivados. El equipo auditor ya sabe que es un momento de nervios e intentará ser consecuente con las entrevistas.

Espero que con estos consejos te enfrentes a la auditoria con más tranquilidad y los resultados sean los esperados.

Y no olvides que sea cual sea el resultado, siempre va a tener solución. Es mi lema “las No conformidades son oportunidades de mejora”