¿Cuáles son las ventajas y desventajas de utilizar hojas de cálculo en tu sistema de seguridad alimentaria?

 

Lo último en digitalizar en una empresa es el departamento de seguridad alimentaria. Es una realidad aplastante. El motivo? No se encuentra el objetivo y se piensa que no será “amortizable”. Desde Dirección no se considera justificable que el departamento de seguridad alimentaria disponga de un software de gestión, como si puede estar ocurriendo en el departamento de compras o financiero. En el que a nadie ya se le ocurriría tenerlo sin digitalizar.

 

Pero que alternativas tenemos? Las hay, y al alcance de cualquier bolsillo. No hay que irse muy lejos. Una simple hoja de calculo nos puede sacar de muchos apuros, si realmente sabemos usarla. Vamos a ver cómo digitalizar tu sistema de seguridad alimentaria:

Cuando hablo de hojas de cálculo, a todos nos viene a la mente el famoso Excel de Microsoft. El más difundido y conocido. Totalmente válido para lo que pretendemos.

Este software de aplicación informática es un sistema que utiliza celdas verticales y horizontales que conforman filas y columnas. Su objetivo es organizar y calcular el valor que se le atribuye a las celdas.

Pero no confundir o pensar que tiene la misma utilidad que el Word, que es un procesador de textos. Y es que en infinidad de veces, me encuentro que se usa indistintamente ambos sin pensar en el resultado final ni el objetivo pretendido. No exagero cuando digo que he visto como se usaba Excel para redactar un procedimiento de gestión de no conformidades. En Excel! Pero…

¿Qué ventajas tendría las hojas de cálculo?

• Manejo de datos 

Bien formulada una hoja de cálculo nos da la posibilidad y facilidad de crear, elaborar, y realizar el seguimiento de los controles que estemos registrando en la hoja. Es posible con ellas realizar todo tipo de funciones y fórmulas que facilitan el tratamiento de datos que nos libran de procesos tediosos de manipulación de datos. Y es que cualquier norma de inocuidad alimentaria nos pide que se lleven a cabo controles, por ejemplo, control de envasado, donde tenemos que anotar unos datos sobre lo que pesa tu producto en un lote. El objetivo es que podamos determinar la media de contenido del lote, la varianza, los valores extremos, etc. Difícil se haría si no usamos una hoja de cálculo.

• Análisis de los datos

Es posible manejar grandes bases de datos de forma sencilla, procesar y analizar grandes volúmenes de datos e información, haciendo más eficaz el proceso y maximizando así el tiempo y los recursos utilizados. Este tipo de software nos permite crear de forma práctica y rápida documentos útiles y de fácil entendimiento, compuestos no solo con tablas, sino también con gráficos, analizando la información desde otros puntos de vista. De nada nos sirve registrar infinidad de datos si no es para luego analizarlos para tomar decisiones y oportunidades de mejora.

• Eficacia en la gestión de los datos

Aun sigo viendo como se registran las incidencias o no conformidades en páginas de Word o peor aún, en papel! No hay que ser un experto en Excel para poder programar una buena hoja de registro de incidencias que te permita filtrar por causas, por origen de desviación, por fecha de cierre, o las pendientes. Que nos ayude a analizar la tendencia de las no conformidades por áreas de la empresa o las causas de las reclamaciones más recurrentes.

 

Como ventajas más destacables es su accesibilidad, es un software relativamente barato y fácil de usar, sin llegar a ser expertos, puede manejarse con pocas indicaciones. Pero a la vez tendremos también algunas desventajas.

Desventajas de solo utilizar hojas de cálculo en tu sistema de seguridad alimentaria.

 

• Conservación de las versiones y gestión de los cambios.

Cuando estamos trabajando en equipo compartido dentro de un sistema de seguridad alimentaria, no es la mejor herramienta que nos controle los cambios y las distintas versiones. Ya no solo del formato que estemos utilizando, sino del dato registrado. Podemos borrar un dato de una celda y sustituir por otro sin previa autorización o control. Requisito que cualquier norma de inocuidad como BRCGS, IFS o FSSC nos pide que los datos sean auténticos, legibles y no alterables. Incluso IFS nos dice en su nueva versión 7 “si los registros son electrónicos, se establecerá un sistema para garantizar que sólo el personal autorizado tenga acceso a crear o modificar el registro, por ejemplo con protección con contraseña.

Si en cambio no estamos trabajando en grupo, tenemos la opción de que al ser un archivo manejable, con frecuencia se manda por mail, por lo que ya perdemos el control absoluto del uso de este archivo.

O cuando trabajamos en la nube, que puedes sufrir una desconexión y que no se te conserve la ultima versión.

Son archivos fácilmente alterables por lo que cada usuario puede libremente hacer sus propias modificaciones, sin consultar o verificar los cambios. Un empleado nuevo o alguien que acceda a una de estas hojas de cálculo puede no saber si es correcta, si está desactualizada, o si es un borrador descartado.

 

• No es sencillo tener un registro de los cambios.

Si una hoja de cálculo es compartida por muchos usuarios, es muy probable que no se sepa quién ha accedido o modificado por última vez, cuándo lo ha hecho o qué cambios ha realizado.  A esto le sumamos que los usuarios no tienen donde dejar registrado lo que hacen en el documento. Ya tendríamos que ser un ofimático más avanzado para poder gestionar y controlar los cambios. Que poderse se puede.

 

• No tiene medidas de seguridad

Los archivos creados en hojas de cálculo por lo general se trabajan sin medidas de seguridad, entonces es posible que sean alterados de manera voluntaria como involuntaria. Esto hace que no se tenga la certeza de si los resultados que muestra la plantilla sean correctos o confiables. Esto se vuelve más complejo cuando las hojas de cálculo están vinculadas a otros archivos. Si tenemos una hoja de calculo para el registro de un PCC, puede que por error se cambie algún dato, ocasionando un bloqueo de producto, o por lo contrario de forma voluntaria, se modifique el dato para ocultar un incumplimiento de buenas prácticas. Por lo que no llegan a ser fiables.

• Temporalidad de la toma de datos

Esta es otra desventaja, podemos tomar el dato en el momento que nos venga mejor. Y no cuando se está llevando a cabo el control del proceso. Que es lo aconsejable. Si el registro del dato lo dejamos para final del turno, puede que no sea el dato correcto, olvidemos algún dato o ni siquiera lo registremos. En más de una ocasión me he encontrado que durante una auditoría he solicitado el registro de “arranque de línea” y me he encontrado como respuesta “si, sí, lo he hecho, pero no lo he registrado, ahora lo anoto”. Mal, ya que los registros se deben llevar a cabo en el momento de estar haciendo el control.