Inspecciones en planta, ¿Cómo planificarlas?

Cuando tenemos implantado un sistema de Inocuidad Alimentaria, basado en normas como BRCGS, IFS o FSSC, unos de los requisitos que mas “trabajo” nos pueden estar dando son las inspecciones en planta.

No siendo conscientes que es una herramienta muy eficaz para garantizar esa inocuidad alimentaria. Es una forma de anticiparse y de controlar que no ocurran los peligros previsibles.

Las condiciones pueden cambiar a diario en un entorno de fabricación de alimentos. Yo a veces digo que las instalaciones están vivas, están siendo usadas por lo que su deterioro es constante. Pero no sólo deterioro sino su orden y limpieza. Para asegurarse que ese deterioro, orden y limpieza no tenga un impacto negativo sobre la seguridad de los alimentos, se va a necesitar un programa consistente de inspecciones.

Pero aquí nos surgen dudas sustanciales al inicio de la programación ¿Cada cuanto tengo que llevar a cabo las inspecciones? ¿Quién realiza las inspecciones? ¿Qué criterios establezco para evaluar las inspecciones? ¿Cómo evalúo o analizo los resultados de las inspecciones?

Vamos a comenzar por fases…

 

Preparación de las inspecciones

 

Una preparación adecuada es clave para garantizar que tu programa de inspección va a ser un éxito. Para ello, debemos clasificar o delimitar las áreas que vamos a inspecciones. Deberás hacerte con un plano detallado de las instalaciones. En ellos determinas los flujos que seguiremos durante la inspección, para evitar que esa ruta sea foco de contaminación.

En cada área delimitada deberás tener un inventario de todos los equipos, maquinaria, utensilios, instalaciones (suelos, ventanas, paredes, etc.).

Y aquí llega la parte más “laboriosa” al principio, pero que luego te agilizará radicalmente el proceso de inspección. Es determinar los criterios que vamos a inspeccionar. Con ello me refiero a qué vamos a revisar de cada equipo, sobre la limpieza y mantenimiento. Y que nivel de aceptación le vamos a otorgar. Puede ser bastante útil que dispongamos de fotos ejemplos de la situación ideal que debe tener el equipo o la instalación y todo lo que se desvíe de esa situación, sea una “no conformidad/desviación/observación”.

Para posteriormente mejorar el análisis de los datos, sería positivo si cada criterio a inspeccionar se le otorga una puntuación, siendo el valor máximo cuando se encuentra en su estado ideal y se vayan descontando puntos cuando detectamos alguna desviación y según su nivel de importancia.

 

Programación de las inspecciones

 

Para la planificación de las inspecciones también debemos tener en cuenta el objetivo pretendido. Podremos llevar a cabo inspecciones generales de las instalaciones, de forma básica para determinar oportunidades de mejora o verificar el estado general para programar mantenimientos. O también una inspección preoperativa, previa al arranca de producción, donde el riesgo o consecuencias sobre el alimento son mayores.

Un detalle importante es la periodicidad. Cada cuanto tiempo vamos a llevar a cabo el ejercicio de inspección de instalaciones. Se tendrá que realizar un análisis de riesgos. Ya que no es lo mismo inspeccionar unos exteriores, donde la afección al producto es mínima que la zona de producción o manipulación directa del alimento. Donde cualquier eventualidad pueden poner en riesgo la seguridad del producto.

Y por último, debemos elaborar listas de chequeo operativas, útiles y sencillas. Para que el inspector pueda llevar su guía de trabajo mientras está llevando a cabo la inspección. No jugar a la improvisación. De esta manera no se quedarán requisitos sin inspeccionar y mantendremos una homogeneidad en las distintas inspecciones para su posterior análisis y comparación. Pero aquí juega un papel importante el diseño de esta lista de chequeo, ya que debe permitir flexibilidad, pero a la vez estandarizar el proceso. Y sobre todo que no sea más complicado cumplimentar el registro que llevar a cabo la inspección. Debe ser una herramienta de ayuda para el inspector.

 

 

Y ahora entramos en la fase de Realizar la Inspección

 

Ahora toca asignar la función y la responsabilidad a una persona bien formada en esta materia. Que disponga de criterio objetivo para llevar a cabo las inspecciones. Sería positivo si se dispone de un equipo multidisciplinar para llevar a cabo las inspecciones de forma rotativa o alterna. Para evitar “vicios” en inspección.

Según la programación establecida, se llevará a cabo ahora con una planificación previa. Con esto quiero decir que en función del tipo de inspección a realizar, el inspector deberá disponer de los utensilios necesarios. En muchas ocasiones se va a requerir de lupas, linternas, alguna herramienta para desmontar el equipo y verlo interiormente, guantes, espátulas para rascar, etc. . Además de disponer del tiempo necesario para llevarla a cabo.

La inspección debe incluir tiempo suficiente para ver todos los requisitos con detalle. Podemos llevar a cabo las inspecciones mientras la planta está detenida, a fin de obtener acceso al equipo y proporcionar una evaluación exhaustiva de las condiciones. O también mientras está funcionando para evaluar también las buenas practicas de manipulación.

En la mayoría de los casos, no es práctico inspeccionar un sitio completo en un día. En cambio, las instalaciones a menudo desglosan sus programas de autoinspección, de modo que un área de las instalaciones se inspecciona cada semana, y el sitio completo se inspecciona mensualmente.

 

Y finalizamos con el Análisis de los datos

Si nuestra lista de chequeo es puntuable, podremos compara una inspección con otra, de forma que podamos saber una tendencia de mejora. Además, si hemos dividido las áreas de inspección podremos también comparar unas zonas con otras. Aquí podemos jugar con los datos para extraer informes relevantes que se presenten a la Revisión por la Dirección y a los departamentos. Donde puedan derivar en oportunidades de mejora u objetivos de seguridad alimentaria.

 

Como ves, las inspecciones son requisito de cualquier norma de seguridad alimentaria, pero bien aplicado el requisito puede ser una herramienta muy potente para mantener nuestras instalaciones vigiladas y tener una capacidad de respuesta rápida antes cualquier indicio de necesidad de mejora.