Resolución de no conformidades: El modelo Toyota para la excelencia

Ya hace tiempo que no estoy directamente relacionada con los sistemas de gestión de calidad, pero desde luego, no puedo negar que tener en cuenta determinados aspectos nos pueda ayudar y mucho a los sistemas de Seguridad Alimentaria.

Hoy quiero recordar el Sistema de Producción Toyota (TPS), que nos ayuda a la resolución de problemas en 7 pasos muy simples, que los podemos englobar en tres etapas principales. Y es que no importa de qué sistema de gestión estemos halando, ya sea calidad, seguridad alimentaria, ambiental. En todos surgen problemas, en todos surgen no conformidades, que son necesaria corregir y evitar que vuelvan a ocurrir.

Es una herramienta realmente útil  para la resolución de no conformidades, que puede ser aplicado a un sistema de seguridad alimentaria. Herramienta que se encuentran totalmente estandarizada y que simplemente la interpreto o doy su aplicación en este artículo.

Sus tres etapas principales para la resolución de no conformidades son:

1ª etapa: Comprender la situación. Saber que ha ocurrido, tener plena y objetivamente detalles de cuál es el problema. Qué ha ocurrido, dónde  y cuándo ha ocurrido. Conocer la situación con profundidad.

2ª etapa: Investigar las causas. Identificar y averiguar todas las posibles causas y sus efectos que te han llevado al problema. Los motivos que han provocado que ocurra el evento que estamos analizando.

3ª etapa: Determinar las acciones inmediatas e implantar medidas que actúen sobre la causa y su efecto. Vamos a corregir la desviación y posteriormente a trabajar para que no vuelva a ocurrir.

Como ves, a rasgos generales, no hay nada nuevo en la resolución de las desviaciones. Pero dentro de estas tres etapas, podemos desglosarlo aún con más detalle para que cada actividad o etapa quede mejor tratada. Y sobre todo, evitar su temida recurrencia.

 

La 1ª etapa de  Comprender la situación, la podemos desglosar en:

Paso #1: Identificar el problema. Pero evitando divagar o extendernos demasiado. El acotarlo con precisión puede ayudarnos posteriormente a no trabajar en exceso o incluso a no trabajar en la línea equivocada. Yo diría que en esta fase prima la exactitud y precisión.

Paso #2: Clarificar el problema. Observemos la situación con una mente abierta. ¿En qué difiere lo que está sucediendo con lo que esperamos? Aquí existe una única opción: ir al lugar real en donde está ocurriendo el problema, analizarlo desde dentro

Paso #3: Definir el Punto de Causa, podemos llamarlo el POC. Es decir, identificar las causas principales que dieron origen al problema, dónde ocurre el problema (físicamente) y cuál es la causa más probable hasta el momento (sin demasiado análisis, sin profundizar, lo haremos después). Esto permite orientarnos bastante hacia la solución definitiva y sentar las bases para comenzar con el análisis del siguiente paso.

 

2ª etapa: Investigar las causas

Paso #4: Investigar. Realizar una investigación a través de la técnica de los 5 ¿por qué? (5 Whys). (esta herramienta me encanta, intenta trabajar con ella! Verás lo que puede ocurrir bien usada) Establecer un problema inicial y preguntarnos y respondernos de manera iterativa cinco veces ¿por qué?. En esta fase, ser reiterativos nos va a ayudar y mucho.

 

3ª etapa: Establecer acciones y estandarizar

Paso #5: Establecer medidas. En función de los resultados obtenidos en la definición de las causas, definimos una o más acciones para contrarrestarlas. Podríamos decir, que por cada causa, que puede haber mas de una, una acción o corrección!

Paso #6: Evaluar. Una vez implementadas las acciones se debe contar con un método para su evaluación, que nos brinde información sobre su efectividad. Fundamental, para qué todo el trabajo anterior si luego no evaluamos si ha sido eficaz. Pues aunque parezca tan obvio, se suele olvidar con demasiada frecuencia.

Paso #7: Estandarizar. Si las medidas fueron efectivas, a partir de ahora pasarán a ser parte del proceso de resolución de futuros problemas. Este punto es muy importante para Toyota. Estandarizar permite tener el camino allanado en casos similares en el futuro. Es quitar definitivamente la piedra del camino en lugar de estar siempre bordeándola. Un punto a favor, en pro de la mejora continua.

 

Como consejo, podrías revisar el formato de trabajo donde registras las no conformidades para adaptarlo al os mínimos pasos que debes llevar según este método. Podría serte de gran ayuda y así optimizar tu sistema. La mejora continua al poder!