Gestión de calidad

Como redactar las no conformidades.

No conformidades bien descritas

En cualquier momento del día, no necesariamente dentro del proceso de una auditoria puede detectarse o evidenciase un evento no conforme. Que se traslada a una no conformidad.

Ya nada más el nombre suena mal, ¿verdad? Y es que ya nos provoca un rechazo. Pero no debe ser así, hay que cambiar la perspectiva y considerar que una No Conformidad es una oportunidad de mejora.  Pero para ello, nos tenemos que asegurar que la redacción de las mismas es lo más correcta posible.

En este artículo, voy a intentar darte unas pautas para garantizar una adecuada redacción de las no conformidades detectadas. Y que así sean una gran herramienta de mejora.

Tenemos que conseguir con una correcta redacción que se comprenda la magnitud y gravedad de la desviación. Para así poder dar prioridad y agilizar su corrección.

En primer lugar que hay que tener en cuenta es que una “no evidencia” no puede ser una “no conformidad”. Quiero decir que una no conformidad siempre tiene que ser respaldada por una evidencia todo lo objetiva posible. Y en segundo lugar, hay que identificar el requisito objetivo que ha sido incumplido. De esta forma nos garantizamos la objetividad. El requisito puede ser de cliente, legislativo, del propio sistema, de la norma de referencia, de la especificación del producto, etc. Pero siempre debe haber detrás del incumplimiento un requisito.

¿Cómo redactar la no conformidad?

Ya sabiendo estas dos premisas, vamos a ver como la redactamos.

Vamos a dividir la redacción en cuatro grandes bloques para su redacción:

MAGNITUD / DESCRIPCIÓN / REFERENCIA / EVIDENCIA OBJETIVA

 

MAGNITUD DE LAS NO CONFORMIDADES:

va a ser la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado. Que puede ser puntual, casual, generalizado, sistemático, total, parcial, etc. Y poniéndote algunos ejemplos de frases lo verás más claro….

– En todos los casos revisados se detecta …

– Con carácter general no se ha podido evidenciar…

– En algún caso…

– En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…

– En el caso…

– En el proceso…

Lo que tenemos que conseguir es saber “cuánto” hemos incumplido. A mi personalmente el inicio de frase que más me gusta y mas suelo usar es “En x casos de y casos examinados…. Ya que podemos relativizar la no conformidad. Este comentario me hace enlazarte con otro igual de importante. Si has detectado una desviación, deberás seguir investigando más registros para determinar si es puntual o en todo caso general. Ya que decir “En un caso de un caso examinado…” No estamos siendo muy coherente. Debemos tomar una muestra representativa.

DESCRIPCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES:

Aquí hay que prestar especial atención para que la redacción sea legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma terminología usada en las normas de referencia o en el requisito. Piensa que el objetivo principal es que nos entienda, evitar confusiones y así garantizar una correcta reparación de la no conformidad.

Que la redacción sea clara, concreta y breve . No es necesario “irse por las ramas”. Evita usar conjunciones verbales condicionales, nada de “habría”, “debería”. O dar a entender que son opiniones, como “considero”, “adecuado”, etc.

EVIDENCIAS DE LAS NO CONFORMIDADES:

Aquí viene la parte del ejemplo, es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has detectado la desviación. Que puede ser un documento, registro, lugar, persona, equipo, etc. De forma que la persona que la está leyendo pueda ir a dicho lugar para corregir la no conformidad.

 

REFERENCIA DE LAS NO CONFORMIDADES:

Ya hemos dicho al principio, que la desviación tiene que tener una referencia. El requisito concreto que se ha incumplido. El punto de la norma, el capítulo del manual, la legislación, el contrato del cliente, etc. Será la referencia de cómo debe quedar la evidencia una vez se corrija la desviación.

 

Y ahora te voy a poner un ejemplo concreto y completo de una redacción de una no conformidad, siguiendo estas instrucciones

 

En 6 de 10 registros revisados no se han registrado los controles de etiquetado al inicio del turno durante el mes de mayo según establece el requisito 6.2.2 de la norma BRC

 

Esto es un ejemplo inventado, pero que puede servir de guía para casos reales.

Ahora te invito para que propongas ejemplos de no conformidades y así entre todos determinar si es correcta o no la redacción. ¿Te animas?

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Showing 2 comments
  • antonio romero
    Responder

    Podria aconsejarme alguna empresa dedicada a ello.
    Gracias u
    Un cordial saludo

    • marifemontes
      Responder

      Hola Antonio, a que tipo de empresa te refieres?

      Saludos

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