Mejora continua

¿Qué es una No conformidad y cuando repararla?

¿Cuándo resolver una no conformidad?

Vamos a comenzar recordando que es una No Conformidad:

Un incumplimiento de un requisito de la norma, incumplimiento de un requisito legal, de cualquier requisito especificado en los procedimientos de nuestro sistema de gestión productos o servicios que suministra nuestra organización o por último incumplimiento de un requisito exigido por tu cliente.

Ya va a depender de la norma en cuestión que estemos trabajando, que tengamos implantada o que nos estemos certificando. La No conformidad puede llamarse también desviación. O puede ser Nc mayor, critica, menor.

El objetivo de este artículo desvelar una duda o consulta que me hacéis mucho a través de mi web.

¿Cuándo tengo que reparar o corregir una No Conformidad?

En primer lugar vamos a aclarar que una no conformidad va a conllevar dos actuaciones: corrección y acción correctiva.

Una corrección será la actuación que nos elimina la no conformidad o desviación. La hacemos desaparecer. Si por ejemplo, se trata de un producto no conforme, contaminado de una astilla de madera, sería la destrucción el producto. O la rotura de un filtro de harinas, sería la sustitución del filtro.

Y luego tenemos la acción correctiva, que es la acción que nos elimina la causa que generó la no conformidad. En el ejemplo anterior, revisión de los palets antes de entrar a producción o eliminación del uso de los palet de madera. O intensificar la revisión de los filtros para prevenir su rotura, o instalar filtros más robustos.

 

Dos escenarios donde encontrar desviaciones

Cuando detectamos una desviación o no conformidad en el día a día de nuestro sistema. Bien puede ser una desviación de nuestros procesos, una reclamación, una avería de maquinaria, un producto no conforme, etc. O también durante la auditoria interna.

Y el otro escenario sería cuando nos encontramos en una auditoria de certificación. En este caso los plazos está muy limitados.

En ambos casos,  vamos a requerir implantar las dos actuaciones, corrección y acción correctiva.

El plazo para implantar la corrección es “inmediato”. No podemos dormirnos para reparar la no conformidad.

Te pongo un ejemplo muy gráfico. En una auditoria o inspección se detecta que un motor está provocando un goteo de lubricante sobre el suelo. ¿A qué vas a esperar, a que lo manchemos todos, a que se avería el motor? Bien puedes poner una bandeja de contención, para evitar que se drene al suelo, o bien parar directamente el motor. Y luego, ya analizas la causa para determinar las acciones correctivas.

Habrá casos en los que este margen de maniobra sea algo mayor, pero lo que está claro es que la corrección hay que tomarla con premura. Según cada caso.

Y para el caso de las acciones correctivas se puede decir “depende del caso”. En el anterior artículo te hablé sobre las acciones correctivas y las herramientas para su formulación. Vamos a necesitar llevar a cabo un análisis de causa raíz detallado. Para que la acción correctiva se implante bien dirigida y efectiva. Aquí ya podemos estar hablando de semanas o incluso meses de implantación. No hay una regla fija, siempre va a depender de cada situación.

Pero si que debemos tener como premisa:

  • El análisis de causas debe hacerse casi también de forma inmediata
  • Formular la acción correctiva y comenzar su implantación también de forma inmediata
  • Finalizar la implantación de la acción correctiva debe tener un plazo limitado y bien establecido, no dejarlo a la deriva

Podemos también hablar de otro siguiente plazo o timeline, ¿Cuándo verificamos la eficacia de la acción correctiva? Nuevamente, “depende”. Podemos verificar la eficacia una vez finalizada la implantación de la acción correctiva o también vamos a necesitar esperar meses de consolidación de la implantación para saber si realmente ha sido efectivo. En cualquier caso, debemos establecer esta planificación de plazos con coherencia y realidad.

Plazos de resolución cuando estamos en la certificación

Esto ya es otro tema. Si nos encontramos en la auditoria de certificación, la corrección y acción correctiva tiene otros plazos.

Por regla general, ya sea en BRCGS, IFS o FSSC, vamos a necesitar implantar la corrección en menos de 28 días para poder optar a la certificación o la renovación del certificado. Y por supuesto mandando evidencias claras de la corrección o eliminación de la desviación. Las acciones correctivas deberán implantarse en el plazo que se considere conveniente, según cada caso. Se verificará la eficacia en la siguiente auditoria de certificación.

Según la norma y según el tipo de desviación, vamos a tener plazos específicos. Que cada entidad de certificación te describirá cuando te encuentres en esta situación. Hoy no viene al caso.

 

A modo de resumen, vamos a ver el timeline de las No conformidades

  • Corrección: Plazo de implantación inmediato, máximo 28 días.

  • Análisis de causas: tras la corrección, con detalle y madurez

  • Acción correctiva: comenzar su implantación lo antes posible y no alargar más de lo debido su cierre, fijando plazos

  • Verificación de eficacia, tras el cierre de la acción correctiva, permitiendo un plazo de madurez de la implantación, pero con plazos definidos.

acciones correctivas
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