¿Qué es el GLN Global Location Number y para que lo voy a necesitar?

Este número no es un tema nuevo, pero que ahora por la nueva versión de IFS y la necesidad de incluir este número en el informe de evaluación, ha hecho que más de uno nos preguntemos qué es y para que lo vamos a necesitar.

El GLN (Global Location Number) o Punto Operacional es un código global que identifica una localización, es decir, una dirección electrónica. La información asociada al GLN es el nombre de la empresa, CIF, localización, tipo de lugar, dirección, teléfono, email, personas de contacto, datos de facturación, etc…

Supone una gran ventaja para la simplificación de las relaciones comerciales y la logística de las empresas. El objetivo es poder identificar una ubicación de forma única y no ambigua. Este número es como una huella dactilar.

Es un código de 13 dígitos que te identifica como empresa dentro de una base de datos. Como el GLN identifica una ubicación, vas a necesitar tantos GLN como ubicaciones dispongas.

IFS ha decidido introducir el GLN para simplificar la comunicación entre los proveedores y distribuidores y para optimizar aún más la seguridad y la verificabilidad de los certificados de IFS.

Todas las empresas intercambian informaciones, bien sea a nivel interno como externo. Pedidos, albaranes, facturas, etiquetas logísticas. Con el fin de unificar estos intercambios y de identificar rápidamente los interlocutores, una “referencia electrónica” puede ser atribuida a las empresas. Esta referencia, es el GLN (global Location Number).

La normativa de GS1 especifica que cada empresa deberá crear un conjunto de puntos operacionales para identificar todas las ubicaciones físicas, entidades legales o estructuras administrativas que intervengan en sus transacciones comerciales.

Se trata del elemento imprescindible para poder comunicarse vía EDI de forma eficiente con sus interlocutores.

El primer paso para empezar a trabajar con EDI será identificar a su empresa de forma única y no ambigua a través de un catálogo de Puntos Operacionales.

¿Qué es el EDI?

Es el intercambio electrónico de datos, la comunicación entre empresas mediante documentos de negocio. El objetivo es simple, sustituir los documentos en papel por los electrónico, agilizar y mejorar el sistema de comunicación como puede ser en órdenes de compra o facturas. Las empresas van a conseguir ahorrar tiempo y eliminar errores de comunicación.

¿Voy a necesitar disponer del código GLN?

Disponer del GLN va  a ser imprescindible para la identificar de las transacciones comerciales y logísticas. Si como empresa vas a comunicar via EDI tus relaciones comerciales, vas a necesitar disponer del código GNL.

Y si vas a certificarte o ya estás certificado en IFS, vas a necesitar tener el código GLN. Si te encuentras dentro del Espacio Económico Europeo y el Reino Unido.

Si aún no tienes el código GLN, a lo más tardar lo vas a tener que obtener antes del 1 de julio del 2021 para la renovación de tu certificado IFS

¿Dónde puede obtener el código GLN?

Para obtener el código GLN debes dirigirte a la asociación GS1 international. Donde también vas a poder consultar la base de datos de todos los códigos GLN únicos para cada ubicación.

Es importante revisar que los datos que aparecen en la base de datos y los que van a aparecer en el certificado IFS sean coincidentes. De ahí el objetivo de incrementar la veracidad del certificado y evitar por tanto el fraude documental.

En la misma pagina web del GS1 se encuentra información muy clarificante sobre este tema del código GLN y la certificación IFS, que te invito a leer con detalle, ya que si aún no tienes tu GLN, no debes tardar mucho en obtener.