Auditorias

Como contestar al plan de acciones correctivas

Las acciones correctivas y su plan de acción

Cuando se recibe un plan de acciones correctivas en el contexto de una auditoría de seguridad alimentaria bajo las normas como BRCGS, IFS o FSCC 22.000, es importante responder de manera adecuada y precisa.

Aquí hay algunas pautas sobre cómo puedes contestar a un plan de acciones correctivas bajo el prisma de las actitudes.

  1. Reconoce y agradece: En primer lugar, muestra gratitud por recibir el plan de acciones correctivas y reconoce el esfuerzo del auditor por proporcionarlo. Puedes comenzar tu respuesta con un saludo cordial y expresar tu aprecio por su trabajo. Este lamentablemente nunca nos ocurre a los auditores, la idea errónea es pensar que nos «encanta» poner desviación, y es todo lo contrario. Para los auditores nunca es de buen gusto.
  2. Acepta y comprende las observaciones: Reconoce las observaciones y los hallazgos presentados en el plan de acciones correctivas. Demuestra que comprendes la importancia de abordar estas cuestiones y los beneficios de mejorar la seguridad alimentaria en tu empresa. Te ayudará a trabajar con más solvencia el plan de acciones correctivas.

En pocos días recibirás el plan de acción con la  descripción de las desviaciones para su tratamiento.

Y ahora las pautas que debes seguir para contestar el plan de acciones correctivas.

  1. Establece la corrección inmediata a la no conformidad. En este apartado debes registrar la acción que se va a llevar a cabo para reparar o corregir la no conformidad detectada de forma inmediata. Deberá quedar perfectamente implantada, corregida, antes de mandar el plan de acción a los 21-28 días. Evita las «declaraciones de intenciones» o la justificación de la desviación o el pedir perdón.  No es el momento ni el lugar. Céntrate en corregirla y contener las consecuencias.
  2. Análisis de causas: En la investigación del análisis de causas es necesario llegar a la causa raíz de la no conformidad. Para ello debe realizarte preguntas del tipo : qué, cuándo, porqué, dónde y cómo ha ocurrido. Se podrá utilizar el método de análisis de los 5 por qués (5 whys ) investigando la causa y examinando posteriormente la causa de la causa . El objetivo es evitar que se repita determinando los controles que faltan o que se aplican inadecuadamente. Hacer este ejercicio de «autoexamen» es complicado, no siempre nos gusta reconocer que nos hemos equivocado, pero ya te digo que por regla general las causas es por fallo humano por falta de atención, de formación, de concienciación, de cumplimiento de funciones y responsabilidades, etc
  3. Planificar acciones correctivas: Se debe identificar de forma precisa y detallada las actuaciones, criterios o sistemáticas concretas que eliminen la/s causa/s raíz de la no conformidad. Se dejará constancia del responsable de la acción y la fecha o periodo para la implantación. Deberás planificar acciones correctivas solidas, coherentes y realistas, ya que en la próxima auditoria de certificación se revisará que se ha cumplido según planificaste.
  4. Verificación de la eficacia de las acciones correctivas: Para verificar las acciones correctivas implantadas se debe evaluar si dichas acciones han eliminado la causa o causas origen de la no conformidad y si estas evitan su repetición. Esta verificación deberás planificarla transcurrido unos meses, no te precipites, dale tiempo a madurar la implantación de las acciones correctivas.

Evidencias

Para cada una de las desviaciones o no conformidades corregidas hay que mandar evidencias al auditor. Con ello se pretende demostrar que las desviaciones han quedado corregidas. Ya ha ocurrido, deberá estar redactado en pasado y con evidencias claras y concluyentes.

Para mejorar la comprensión y la revisión del plan de acciones correctivas , intenta ser ordenado a la hora de nombrar las evidencias. por ejemplo, enuméralas (así se verán ordenadas)  e incluye el nº de requisito para trazar documentalmente bien la evidencias con la desviación. Por ejemplo, «NC nº1-1.4.1-Anexo al informe de revisión por la dirección»

Tipo de evidencias

No todo nos vale como evidencia, pero sí tenemos bastantes opciones que nos ayudarán a desmostrar que se ha corregido

  • Fotografías: pueden apartarse fotografías del antes y después de la corrección donde quede claro que se ha corregido, desde el mismo ángulo e iluminación. No es el momento de demostrar tus dotes con el retoque fotográfico
  • Documentos: Cuando se hayan modificado los procedimientos, resalta la sección modificada. Incluye también detalles sobre cómo se han comunicado los cambios de procedimiento a los miembros del personal pertinentes, por ejemplo, registros de formación o sesiones informativas. de nada sirve actualizar un procedimiento si éste no ha sido compartido.
  • Registros: Se debe aportar los registros actualizados cumplimentados y nunca el formato en blanco. Demuestra que se ha implantado y se ha trabajado correctamente.
  • Otros: por ejemplo, facturas, certificados de conformidad, de calibraciones, boletines de análisis. Nunca será admitido un presupuesto, no demuestra que se haya adquirido el producto o contratado el servicio.

Recuerda que cada auditoría puede tener requisitos y expectativas específicas, por lo que es fundamental revisar y entender completamente el plan de acciones correctivas proporcionado por el auditor.

 

Ejemplo de un plan de acción

  • Desviación: A pesar de haber llevado a cabo la revisión por la dirección en mayo 2023, no se han tratado todos los puntos mínimos exigidos por la norma IFS en su requisito 1.4.1 (versión 7)
  • Corrección: Se ha completado la revisión por la dirección con un anexo para tratar todos los requisitos obviados
  • Causa: el formato guion de la revisión por la dirección estaba incompleto, desactualizado. (no sería correcto decir, por ejemplo, por olvido no se trataron todos los puntos, o por descuido se quedó incompleto)
  • Acción correctiva: se modificará el formato de trabajo para contemplar el orden del día mínimo que se debe tratar en la revisión.  (no sería aceptado decir, para la próxima vez se tratará todos los puntos)
acciones correctivas
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